Ces dernières années, la digitalisation des processus est devenue une préoccupation première pour les grandes, petites et moyennes entreprises.
Cet intérêt est bien justifié au vu des nombreux avantages en termes d’optimisation de la qualité des prestations et de la victoire sur lenteur des démarches administratives ainsi que la réduction des frais occasionnés.
Cette digitalisation des procédés ne peut se circonscrire uniquement au service d’ingénierie logicielle. Il s’agit en somme de l’intégration d’une nouvelle façon de penser dans le suivi de la clientèle, l’organisation interne et son évolution.
Il faudra donc revoir dans leur totalité les principes fondateurs et fondamentaux de l’entreprise incluant le management, le processus qualité, les options stratégiques.
Les avantages de la démarche de digitalisation
Lorsque la mise en œuvre de la digitalisation des processus est bien conduite, elle représente un grand atout pour l’entreprise. En effet :
- L’automatisation rend fluide le traitement de données, notamment celui des requêtes administratives. Cela constitue un gain de temps énorme autant en interne que dans le suivi de la clientèle ;
- Certaines tâches répétitives et assez simples ne seront plus réalisées par les employés, mais elles sont accomplies automatiquement. Cela permet de réaliser des économies ;
- Les informations recueillies et traitées sont de meilleure qualité et les règles de travail et de fonctionnement sont assurément respectées ;
- Les dépenses en externe sont également réduites ;
- La réalisation automatique des tâches constitue plus de temps libre pour mieux répondre aux besoins des clients.
L’entreprise trouve un intérêt appréciable dans plusieurs contextes de son fonctionnement. Avec la digitalisation des processus, le travail peut être fait avec moins de stress et la productivité est améliorée. Les employés ont une marge horaire supplémentaire à consacrer à leurs activités quotidiennes. Il en découle une augmentation des revenus générés par l’entreprise. De plus, les clients bénéficieront d’une meilleure réactivité de la part de l’entreprise ; ce qui est le gage d’une relation solide avec le client.
Processus de digitalisation des processus
Le processus de digitalisation peut être considéré comme un projet à part entière étant donné la nécessité de respecter les étapes pour la mise en place et les changements occasionnés. On pourra faire appel à des professionnels pour un suivi effectif. iDEV est une entreprise qui fait ses preuves dans le domaine des solutions digitales.
Les étapes de cette digitalisation sont les suivantes :
a) Analyse de la situation actuelle de l’entreprise (processus utilisés)
Il est important, avant toute chose de définir le statut premier de l’entreprise en s’intéressant aux processus métiers déjà en cours. On relève les opérations qui peuvent être automatisées et l’on établit les performances des équipes (rapport de la complexité des tâches et de l’efficacité des travailleurs).
La digitalisation des processus aura forcément un impact sur le fonctionnement habituel de l’entreprise. C’est pourquoi il faudra anticiper ces conséquences pour mieux s’organiser. La prise en compte des changements à venir fait partie de l’organisation du processus de digitalisation.
Par exemple, dans un centre éducatif ou de formation, la période des inscriptions peut vite devenir un véritable problème. L’automatisation des inscriptions sera très avantageuse, car elle va permettre d’alléger les tâches administratives liées aux inscriptions. Pendant cette période, les inscriptions peuvent mobiliser un effectif important qui s’y consacrera au détriment d’autres activités liées au fonctionnement du centre. Le facteur le plus important dans cette décision est l’organisation interne.
b) Digitalisation des courriers et documents
Cette étape découle forcément de la précédente. La définition des tâches à digitaliser détermine les documents qui le seront, les réponses automatiques, la gestion des mails pour une personnalisation ainsi que les valeurs de l’entreprise et la gestion numérique les courriers. Cela permet d’organiser la réception des données fournies par le client et de sécuriser ces informations. Comme les transactions financières font partie de cette digitalisation, la mise en place d’un système pour la signature numérique et les modalités du service de paiement en ligne.
c) Détermination et évaluation des gains
Cette étape doit être bien suivie par les personnes qui travaillent au sein de l’entreprise. Plus, ils seront convaincus de l’utilité de cette digitalisation, mieux ils l’accepteront et en feront bon usage.
d) La mise en place de la digitalisation
Dans cette phase, les employés sont informés de façon à reconnaître les avantages de cette digitalisation pour la relation avec les clients et pour leur propre productivité.
Comment se lancer dans la digitalisation des processus ?
Réaliser un projet de digitalisation a des répercussions sur le plan technique, dans la gestion administrative des tâches et aussi sur les personnes travaillant au sein de l’entreprise. Il faudra les informer autant que possible et les rassurer si elles ne s’y retrouvent pas.
Il s’agit d’un choix de développement stratégique adopté par une entreprise qui compte exploiter les avantages pour un renouveau dans la gestion, la relation aux clients, la stratégie tout entière.
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